§ 2
Tagesordnung

(1) Die/der Vorsitzende setzt die Tagesordnung fest. Sie/er ist dabei an Beschlüsse des Präsidiums und an Anträge seiner Mitglieder gebunden. Auf Antrag eines Mitglieds ist ein
Gegenstand auch nachträglich auf die Tagesordnung zu setzen, wenn der Antrag spätestens eine Woche vor der Sitzung bei der/dem Vorsitzenden eingegangen ist. Das Präsidium kann einen Gegenstand von der Tagesordnung absetzen.

(2) Die Tagesordnung ist den Mitgliedern bei der Einberufung mitzuteilen. Vorliegende schriftliche Unterlagen sollen der Tagesordnung beigefügt werden, sollen aber spätestens eine Woche vor Sitzungsbeginn vorliegen. Im Fall der Durchführung eines schriftlichen Umlaufverfahrens oder von Telefon- oder Videokonferenzen sollen die Unterlagen spätestens drei Werktage vor Sitzungsbeginn vorliegen, bis dahin ist es auf Antrag eines Mitglieds noch möglich, einen Gegenstand nachträglich auf die Tagesordnung zu setzen.

(3) Gegenstände, die den Mitgliedern nicht mitgeteilt wurden, dürfen nicht auf die Tagesordnung gesetzt werden, wenn die Mehrheit der anwesenden Mitglieder in der Sitzung widerspricht.

§ 3
Feststellung der Beschlussfähigkeit

(1) Zu Beginn der Sitzung stellt die/der Vorsitzende fest, welche Mitglieder anwesend sind und ob das Präsidium beschlussfähig ist.

(2) Ein Mitglied, das verhindert ist, an einer Sitzung teilzunehmen, kann ein anderes Mitglied des Präsidiums schriftlich oder elektronisch zur Stimmabgabe bevollmächtigen. Jedes Mitglied kann nur ein abwesendes Mitglied vertreten.

§ 4
Abstimmung / Befangenheit

(1) Die Abstimmung in den Sitzungen oder Videokonferenzen erfolgt durch Handzeichen. Bei Abstimmungen im schriftlichen Umlaufverfahren gilt der Antrag als gebilligt, wenn er innerhalb der durch die/den Vorsitzende/n gesetzten Frist die erforderliche Mehrheit erhält. In Telefonkonferenzen erfolgt die Stimmabgabe, indem alle Mitglieder auf Aufforderung der/des Vorsitzenden noch während der Telefonkonferenz ihre Stimme nacheinander mündlich abgeben. Diese Regelung kann, soweit eine Abstimmung durch Handzeichen nicht möglich ist, bei Videokonferenzen entsprechend Anwendung finden.

(2) Die Vorschriften des § 11 FFG zur Befangenheit gelten für die Mitglieder des Präsidiums entsprechend.

(3) An den Sitzungen des Präsidiums haben der Vorstand und seine Stellvertretungen beratend teilzunehmen. Das Präsidium kann den Vorstand und die Stellvertreter von der Behandlung einzelner Tagesordnungspunkte ausschließen.

§ 5
Protokolle

(1) Über jede Sitzung ist ein Protokoll anzufertigen, das den wesentlichen Verlauf der Sitzung wiedergibt. In den Fällen des § 4 Abs. 3 Satz 2 fertigt diesen Teil des Protokolls ein Mitglied des Präsidiums. Die Feststellung der Beschlussfähigkeit und die Abstimmungsergebnisse sind im Protokoll zu vermerken. Auf Verlangen eines Mitglieds sind seine Äußerungen wörtlich festzuhalten. Das Protokoll ist vom Protokollführer und der/dem Vorsitzenden zu unterzeichnen. Es soll allen Mitgliedern möglichst innerhalb einer Frist von zwei Wochen nach der Sitzung zugestellt werden.

(2) Das Protokoll soll zu Beginn der nächsten Sitzung genehmigt werden.

§ 6
Inkrafttreten

Die Geschäftsordnung gilt ab ihrer jeweiligen Genehmigung durch die Beauftragte der Bundesregierung für Kultur und Medien.

§ 7
Ausschüsse

(1) Der Verwaltungsrat kann Ausschüsse bilden, wenn dem eine Mehrheit von zwei Dritteln seiner Mitglieder zustimmen.

(2) Die Ausschusssitzungen finden nach Bedarf statt. Der Ausschuss wählt aus seiner Mitte einen Vorsitz. Die erste Sitzung wird von dem Vorsitz des Verwaltungsrats, die weiteren Sitzungen werden von dem Vorsitz des jeweiligen Ausschusses einberufen.

(3) Der Ausschuss ist beschlussfähig, wenn mehr als die Hälfte seiner Mitglieder an der Sitzung teilnehmen.

(4) Für die Tätigkeit in den Ausschüssen gelten die Bestimmungen dieser Geschäftsordnung entsprechend.

§ 8
Förderkommissionen

Für eingesetzte Förderkommissionen beschließt der Verwaltungsrat eine Geschäftsordnung.

§ 9
Sachverständige

(1) Zu ihrer Unterrichtung können der Verwaltungsrat und die Ausschüsse Sachverständige befragen. Honorarvereinbarungen mit Sachverständigen trifft der Vorstand. Die Sachverständigen sind gemäß dem Gesetz über die förmliche Verpflichtung nichtbeamteter Personen vom 2. März 1974 (BGBl I S. 469) zu verpflichten.

(2) Für den Ersatz von Auslagen gilt § 5 Abs. 3 der Satzung entsprechend.

§ 10
Inkrafttreten

Diese Geschäftsordnung tritt am 05.12.2025 durch die Genehmigung des Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien in Kraft.